Whistleblowing
Segnalazione di violazioni
Il presente documento disciplina procedura dell’intermediario Chianura Cosimo conforme tenore D. Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023. Sostanzialmente si provvede ad attuare direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio riguardante la protezione delle persone segnalanti violazioni del diritto dell’Unione; disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali in materia di whistleblowing (denuncia di comportamento non consono), congruente a quanto previsto dalle linee guida ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) approvate con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023. In particolare, il presente atto organizzativo ha finalità di descrivere e disciplinare:
I soggetti segnalanti e forme di tutela nei confronti degli stessi e degli altri soggetti coinvolti;
perimetro oggettivo e contenuto della segnalazione;
i canali previsti dal D. Lgs. n. 24/2023 a disposizione del whistleblower per denuncia di presunte anomalie o violazioni (comportamenti, atti od omissioni), anche solo potenziali, di disposizioni normative nazionali o della Ue che ledono interessi pubblici o l’integrità dell’intermediario, commesse da dipendenti, dirigenti, membri degli organi sociali o terzi e di cui il whistleblower sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo;
il processo interno di ricezione e gestione della segnalazione effettuate dal whistleblower è predisposto dall’intermediario Chianura Cosimo nella filiera organizzativa.
Il documento è inviato ai collaboratori, disponibile nei locali dell’intermediario per diffusione e pubblicato sul sito internet aziendale
www.studiochianurass.it
L’intermediario, ove lo ritenga necessario, darà luogo ad opportune iniziative atte a sensibilizzare la complessità della materia.
I soggetti segnalanti (whistleblower)
Ai sensi D. Lgs. n. 24/2023, il sistema di segnalazione può essere attivato dai seguenti soggetti:
lavoratori dipendenti (con qualsiasi tipologia e mansione contrattuale) dell’Agenzia nonché soggetti operanti sulla base di rapporti determinanti l’inserimento nella struttura aziendale anche in regime differente dal rapporto di lavoro subordinato; lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti e consulenti prestanti attività presso l’Agenzia (esempio calzante: subagenti e produttori); volontari e tirocinanti, retribuiti e non, prestanti attività presso l’Agenzia; persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso l’Agenzia; soggetti terzi con mero rapporto e relazioni d’affari con l’Agenzia (esempio tipico: clienti, fornitori e consulenti).
Le segnalazioni possono riguardare i seguenti soggetti:
dipendenti e/o dirigenti dell’Agenzia;
membri organi sociali dell’Agenzia e/o dell’Agente;
terze parti (esempio topico: fornitori, consulenti e collaboratori), la cui azione attiva od omissiva possa determinare, in modo diretto od indiretto, danno economico-patrimoniale e/o di immagine all’Agenzia.
Le forme di tutela del segnalante e del segnalato Obbligo di riservatezza ai sensi dell’articolo 12 del D. Lgs. n. 24/2023 implicano la non identificazione dell’identità del segnalante senza il consenso espresso della stessa persona giustappunto a persone diverse dalle competenti a ricevere od a dare seguito alle segnalazioni. Allo stesso modo è tutelata l’identità di tutte le persone coinvolte e menzionate nelle segnalazioni sino alla conclusione dei procedimenti avviati a seguito delle segnalazioni stesse. Nel concetto identitario s’intende non solo il nominativo della persona ma qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità. Con quanto, l’intera procedura di gestione segnalazione, ricevuta attraverso il canale interno di segnalazione, avviene in modalità riservata ed in modo da garantire la massima sicurezza e riservatezza. Sostanzialmente, al fine di garantire sicurezza e riservatezza delle informazioni raccolte, l’accesso ai dati sarà consentito esclusivamente al gestore delle segnalazioni regolarmente nominato.
Nel caso la segnalazione provenga da persone diverse dal gestore interno, le persone riceventi segnalazione adotteranno tutte le misure necessarie per garantire la riservatezza del segnalante, delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione, della eventuale documentazione allegata e trasmetteranno la segnalazione erroneamente ricevuta nelle modalità, nei termini indicati successivamente.
La conservazione dati avverrà a norma di legge per il tempo necessario all’accertamento della fondatezza della segnalazione e, se del caso, all’adozione di provvedimenti conseguenti e/o all’esaurirsi di eventuali azioni avviate a seguito della segnalazione. Successivamente, tali dati saranno distrutti. In ogni caso, la conservazione dei dati non potrà superare il termine di cinque anni dalla data di comunicazione al segnalante l’esito finale della procedura di segnalazione. Conformemente a quanto previsto dall’articolo 12 del D. Lgs. n. 24/2023, nell’ambito del procedimento penale, l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 Codice di Procedura Penale. Nel procedimento disciplinare attivato dall’Agente verso il presunto autore della condotta segnalata, l’identità del segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti ed ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti ad essa.
Nel caso la contestazione fondata, in tutto od in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa del presunto colpevole, la segnalazione stessa sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante alla rivelazione della propria identità.
Nel caso in cui l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare, l’Agente non potrà procedere con il procedimento disciplinare se il segnalante non acconsente espressamente alla rivelazione della propria identità. In tal caso, il gestore interno provvederà ad acquisire tale consenso presso il segnalante, attraverso richiesta di sottoscrizione del suddetto consenso.
Non è ritenuto necessario tutelare la riservatezza identitaria della persona segnalante quando:
la segnalazione risulti fatta allo scopo di danneggiare o recare pregiudizio al segnalato (c.d. “segnalazione in mala fede”) e si configuri una responsabilità a titolo di calunnia o diffamazione ai sensi di legge;
nella segnalazione vengano rivelati fatti e/o circostanze tali che, seppur estranei alla sfera aziendale, rendano opportuna e/o dovuta la segnalazione all’Autorità Giudiziaria (a mo’ di esempio: reati di terrorismo e spionaggio).
I dati personali di segnalanti e/o denuncianti sono trattati in conformità alla normativa nazionale ed europea in materia di tutela dei dati personali; nello specifico:
Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati personali;
D. Lgs. n. 196/2003 con aggiornamenti in progresso di tempo, adeguato alle disposizioni del Regolamento D. Lgs. 10 agosto 2018 n. 101;
D. Lgs. n. 51/2018 recante “Attuazione della direttiva UE 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, relativa alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle autorità competenti a fini di prevenzione, indagine, accertamento e perseguimento di reati od esecuzione di sanzioni penali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la decisione quadro 2008/977/GAI del Consiglio” per quanto applicabile. A tal fine, viene consegnata ai soggetti interessati apposita informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’articolo 13 GDPR 2016/679.
A tutela del segnalante, l’Agente garantisce la protezione da qualsiasi atto di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, diretto od indiretto, per motivi collegati, direttamente od indirettamente alla segnalazione.
Per “atto di ritorsione” deve intendersi qualsiasi comportamento, atto od omissione (anche solo tentato o minacciato), posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile oppure da divulgazione pubblica che provoca o può provocare alla persona segnalante od alla persona che ha sporto denuncia, in via diretta od indiretta, danno ingiusto. Le condotte di natura ritorsiva sono esemplificate dall’articolo 17 comma 4 D. Lgs. n. 24/2023. L’assenza di natura ritorsiva dei comportamenti, atti od omissioni previsti dall’articolo 17 del D. Lgs n. 24/2023 nei confronti del segnalante, deve essere provata da colui che li ha posti in essere; salvo prova contraria, si presume che gli stessi siano conseguenza della segnalazione.
I divieti di ritorsione e le misure di protezione previste per il whistleblower si applicano anche:
al facilitatore;
alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e legate ad essa da stabile legame affettivo o parentela entro il quarto grado;
ai colleghi di lavoro della persona segnalante condividenti uguale contesto lavorativo che hanno con la stessa persona rapporto abituale e corrente;
agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti operanti medesimo contesto lavorativo delle predette persone;
in caso di segnalazione anonima, se la persona segnalante è stata successivamente identificata.
Il contenuto della segnalazione
Saranno oggetto di segnalazione le informazioni pertinenti violazioni (fondati sospetti inclusi) di normative nazionali ed Ue a ledere l’interesse pubblico o l’integrità dell’Agenzia, commesse nel contesto dell’organizzazione della stessa agenzia con cui il segnalante intrattiene uno dei rapporti giuridici indicati al punto precedente. Le informazioni sulle violazioni possono riguardare anche infrazioni non ancora commesse ma verosimili sulla base di elementi concreti ravvisati dal whistleblower.
A titolo esemplificativo, le segnalazioni potrebbero attenersi ad:
illeciti amministrativi, contabili, civili e/o penali;
azioni illecite e rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/01 nonché violazioni Modello 231 ed altri Protocolli Aziendali;
illeciti nell’ambito di applicazione atti Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti, mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; protezione dei consumatori; protezione dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
Da escludersi tassativamente dall'oggetto segnalazione casistica diritto del lavoro, patrimonio aziendale, sicurezza nazionale, appalti, difesa e notizie tendenziose.
Punto dirimente: la segnalazione deve essere consapevole ed in bona fides. Ammissibile segnalazione in forma anonima nella mancanza di identificazione del segnalante.
La segnalazione anonima è oggetto di valutazione in termini di ammissibilità e fondatezza. Le segnalazioni di autore non definito sono equiparabili alle segnalazioni ordinarie quando adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari (indicazione nominativi, menzione uffici specifici, procedimenti od eventi particolari ed altro). Il gestore pondera la segnalazione anonima ed assume iniziative ritenute opportune per eventuale seguito di competenza. Di contro provvede all’archiviazione della stessa.
Nei casi di segnalazione o denuncia all’autorità giudiziaria, contabile oppure nell’ipotesi di divulgazione pubblica anonima, qualora la persona segnalante sia stata successivamente identificata, quest’ultima può comunicare all’ANAC le ritorsioni subite. Nella fattispecie, si applicano le misure di protezione previste dall’articolo 16 comma 4 del D. Lgs. n. 24/2023. Le segnalazioni anonime ricevute dal gestore ad hoc saranno registrate e conservate con relativa documentazione non oltre cinque anni decorrenti dalla data di ricezione di tali segnalazioni.
Il soggetto segnalante, ove abbia ragionevole sospetto che si sia verificata o che possa verificarsi una delle violazioni formulate in precedenza, potrà effettuare segnalazione interna utilizzando:
il portale, seguendo le istruzioni rivenienti; in subordine previa missiva tradizionale, inviando segnalazione scritta. ANAC, per questa ipotesi, prevede delle linee guida. La persona segnalante dovrà spedire esposto in due buste chiuse separate: la prima, contenente dati identificativi e copia documento di riconoscimento; la seconda, contenente la segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in terza busta chiusa con dicitura esterna “riservato” al gestore della segnalazione.
Le segnalazioni possono essere comunicate in forma scritta od orale. Per le segnalazioni in forma orale, la persona segnalante potrà richiedere incontro personale col gestore delle segnalazioni. Il segnalante dovrà fornire ogni elemento utile al fine di verifica ed accertamenti necessari a valutare fondatezza nonché oggettività dei fatti segnalati con rimando allo svolgimento degli stessi. Coevamente fornirà informazione e/o prova (preferibile documentale) per validare sussistenza di quanto segnalato. Oltremodo, dovrà fornire generalità ed elementi che consentano di identificare il soggetto indicato ed, al contempo, generalità di altri soggetti i quali possano riferire sul legame oggetto della segnalazione. L’Agenzia, per il tramite gestore segnalazioni, dovrà esaminare le istanze acquisite.
Ad ogni modo, qualsiasi segnalazione fuori canali precostituiti impone a chiunque di inviare la stessa entro 7 giorni dal ricevimento al gestore delle segnalazioni nei canoni di massima riservatezza con conformità a normativa protezione dati per tutela segnalante e persone coinvolte. L’attivazione procedura nell’ambiente lavorativo non è obbligatoria. Il segnalante, potrà valersi di iter segnalazione esterna purché ricorra una delle successive condizioni:
l’attivazione procedura pur obbligatoria nel canale interno non è attiva;
l’attivazione obbligatoria del canale interno è operativa ma non conforme al dettato articolo 4 D. Lgs. n. 24/2023;
il segnalante ha provveduto a segnalazione interna senza seguito;
la figura segnalante ha fondati motivi di ritenere non adeguata la segnalazione interna, perché la stessa non avrà giusto seguito ovverosia, di contro, possa esserci ritorsione alla sua persona;
il segnalante reputa la violazione essere pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
ANAC funge da autorità amministrativa competente per la gestione canale segnalazione esterno. La tutela del soggetto segnalante è garantita anche con ricorso a strumenti crittografici. Similare tutela per persona coinvolta e della menzionata in segnalazione incluso contenuto segnalazione e relativa documentazione. La segnalazione andrà fatta previo accesso alla piattaforma ANAC segnatamente link www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
Il D. Lgs. n. 24/2023 introduce ulteriore modalità di segnalazione nella forma di divulgazione pubblica. Invero, le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite stampa oppure mezzi di diffusione in grado di raggiungere moltitudine di lettori. Il segnalante divulgatore beneficia della protezione prevista dal D. Lgs. n. 24/2023 permanendo, al momento della divulgazione pubblica, le seguenti condizioni:
il segnalante abbia effettuato segnalazione interna od esterna oppure inoltrato direttamente segnalazione esterna, alle condizioni e modalità viste in precedenza, senza riscontro sul merito delle misure previste ossia adottate per dare seguito alle segnalazioni;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere la violazione elemento di pericolo imminente per il pubblico interesse;
la persona segnalante ha fondato motivo ritenere la segnalazione esterna potenziale elemento di ritorsione o possa la stessa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche caso concreto. Caso topico ricorre per occultamento e/o distruzione prove. Altrimenti, ipotesi estrema, nel caso il segnalante abbia apprensione sulla liceità del comportamento del ricevente il rapporto. Destinatario evidentemente colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella stessa violazione.
La gestione del canale interno di segnalazione è affidata a soggetto munito di autonomia, imparzialità ed indipendenza. Prerogative inalienabili ANAC per l’operatività canale di segnalazione. Il gestore del canale interno di segnalazione cura attività inerenti il processo di gestione delle segnalazioni. Il procedimento di gestione delle segnalazioni si articola nelle seguenti fasi:
ricezione e protocollo segnalazione con attività di definizione istruttoria;
verifica dei contenuti segnalazione ed azione istruttoria;
trasmissione segnalazione al soggetto competente. Nella istruttoria il gestore la segnalazione attiva seguente procedura:
rilascia al soggetto segnalante avviso ricevimento segnalazione entro sette giorni dalla data ricezione con computo ad escludere dal termine i giorni festivi e chiusura aziendale;
dialoga in continuità con il segnalante e richiede allo stesso, ove necessario, chiarimenti ed integrazione documentale;
archivia la segnalazione qualora la stessa risulti illogica, infondata, sui generis o priva di elementi necessari per avviare approfondimento. Il gestore della segnalazione nell’analisi procedurale compie le ulteriori seguenti attività:in relazione all’oggetto della segnalazione, individua altre strutture aziendali da coinvolgere per verifiche approfondite;
pondera ulteriori azioni esecutive e, nel caso fosse necessario, l’intervento di soggetti terzi esterni preposti ad indagini ed accertamenti non riducibili all’ambito aziendale;
verifica la presenza di interessi personali del segnalante ovvero di altri soggetti in rapporto con quest’ultimo. Con riferimento alla trasmissione dell’istruttoria il gestore della segnalazione:
predispone report contenente le risultanze emerse dall’istruttoria;
nel caso di fondatezza segnalazione e previa ricognizione, identifica, tenendo conto di quanto emerso dall’intervento di terzi esterni, i soggetti ai quali inoltrare la segnalazione stessa in legame ai profili di illiceità riscontrati nonché ai contenuti della segnalazione, individuando il destinatario o destinatari del report tra i soggetti a seguire e rimettendo loro i provvedimenti decisionali opportuni successivi alla segnalazione, ognuno per le proprie peculiarità:
amministratore/i e/o legale/i rappresentante/i pro tempore dell’Agenzia e/o Agente;
enti od istituzioni esterne.
Il gestore la segnalazione comunica esito propria valutazione all’amministratore/i legale/i rappresentante/i pro tempore dell’Agenzia e/o all’Agente. Informa di ulteriori azioni ravvisabili a tutela dell’Agenzia (eccezion fatta dei casi in cui le segnalazioni riguardino l’amministratore/i legale/i rappresentante/i dell’Agenzia o l’Agente). Nell’ipotesi, palesemente diffamatoria od infondata, espressa con dolo o colpa grave, comunica all’amministratore/i e/o legale/i rappresentante/i pro tempore dell’Agenzia e/o all’Agente la valutazione di responsabilità disciplinare del soggetto segnalante.
Ai sensi articolo 5 comma 1 lett. d) del D. Lgs. n. 24/2023, il gestore segnalazione deve (tralasciando conclusione o meno delle fasi in cui si articola il procedimento di gestione segnalazione) fornire riscontro, anche provvisorio, al segnalante entro tre mesi data avviso di ricevimento.
Qualora il gestore della segnalazione intenda procedere alla archiviazione della stessa, fornirà riscontro al segnalante entro lo stesso termine motivandone la scelta. Ai sensi dell’articolo 14 del D. Lgs. n. 24/2023, il gestore della segnalazione, al fine di garantire la ricostruzione delle diverse fasi del processo, assicura tracciabilità delle segnalazioni stesse e delle relative attività di ricezione, istruttoria e valutazione, nonché la conservazione documentazione inerente segnalazioni e relative attività di verifica.
La procedura e disposizioni individuate nel presente atto potranno essere sottoposti ad eventuale revisione nel caso si paventasse la necessità. Per quanto non espressamente previsto e disciplinato nel presente atto si rimanda al D. Lgs. n. 24/2023 ferme restando indicazioni fornite da normativa vigente ed ANAC.Le segnalazioni e relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data comunicazione dell’esito finale procedura di segnalazione. Il gestore della segnalazione raccoglie, annualmente ed in forma anonima, i dati relativi alle segnalazioni nonché stato dei procedimenti gestione medesime (numero di segnalazioni ricevute, tipologie di illeciti segnalati eccetera) pervenute in corso d’anno, al fine di identificare le aree di criticità dell’Agenzia sulle quali risulti necessario intervenire in termini di miglioramento e/o implementazione del sistema di controllo interno.
Ai sensi della vigente normativa in materia di privacy il titolare del trattamento dei dati personali acquisiti nella gestione segnalazioni è individuato nell’Agente. La documentazione relativa alle segnalazioni è confidenziale, pertanto il titolare adotta opportune misure di sicurezza atte a garantire appropriata gestione ed archiviazione documentazione assicurando inoltre l’accesso alle informazioni ivi contenute “esclusivamente ai soggetti che abbiano necessità di conoscerle per lo svolgimento dell’attività lavorativa, in ragione delle responsabilità attribuite e in relazione al ruolo/posizione organizzativa ricoperta nell’impresa (principio del need to know)”. I dati personali dei segnalanti e di altri soggetti eventualmente coinvolti, acquisiti in occasione della gestione delle segnalazioni, saranno trattati in piena conformità a quanto stabilito dall’attuale normativa sulla riservatezza nella misura necessaria e per il periodo strettamente necessario per finalità previste dalla stessa.